T.C.

ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVESİTESİ

DÖNER SERMAYE İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ

DANIŞMANLIK/HİZMET PROTOKOLÜ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönerge’ nin amacı; Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinin faaliyet alanlarına uygun olarak Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi akademik personeli tarafından Üniversite dışındaki gerçek kişiler, tüzel kişiler ve kamu kuruluşlarıyla birlikte yürütülmesi planlanan danışmanlık, eğitim, kurs, bilirkişilik, Üniversite-sanayi iş birliği, test-analiz, çeviri ve redaksiyon, pedagojik formasyon, meslek yüksekokulları atölye ve hizmetleri ve adli tıp raporları ve benzeri hizmetlerle ilgili imzalanacak protokollere ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönerge Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinin faaliyet alanlarına uygun olarak Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi akademik personeli tarafından Üniversite dışındaki gerçek kişiler, tüzel kişiler ve kamu kuruluşlarıyla birlikte yürütülmesi planlanan danışmanlık, eğitim, kurs, bilirkişilik, Üniversite-sanayi iş birliği, test-analiz, çeviri ve redaksiyon, pedagojik formasyon, meslek yüksekokulları atölye ve hizmetleri ve adli tıp raporları ve benzeri hizmetlerle ilgili imzalanacak danışmanlık ve hizmet protokollerine ilişkin usul ve esasları kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu Yönerge 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 58’inci maddesi ile Yükseköğretim Kurumları Döner Sermaye İşletmelerinin Kurulmasına İlişkin Yönetmelik ve  Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Yönetmeliği hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönerge’de geçen;

a) Akademik personel: Yabancı uyruklu akademik personel hariç, Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi öğretim elemanlarını,  

b) Birim: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesine bağlı Rektörlük/fakülte/yüksekokul/meslek yüksekokulu/uygulama ve araştırma merkezi /konservatuarı,

c) Bölüm Başkanlığı: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesine bağlı Rektörlük /fakülte/ yüksekokul/ meslek yüksekokulu/ / konservatuar bölüm başkanlıklarını,

ç) Bölüm Kurulu: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesine bağlı Rektörlük/fakülte/ yüksekokul/ meslek yüksekokulu/ konservatuar bölümlerinin bölüm kurullarını,

d) İşletme: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesine bağlı fakülte/ yüksekokul/ meslek yüksekokulu/ araştırma merkezi/ konservatuar döner sermaye işletmesini,

e) Müdürlük: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünü,

f) Protokol yürütücüsü: Bir ve birden fazla Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi akademik personeli tarafından sunulan danışmanlık/hizmet protokolünde işin yürütülmesinde birincil düzeyde sorumlu akademik personeli,

g) Protokol Bilgi Formu: Öğretim elemanı ve dekan/yüksekokul müdürü/ meslek yüksekokulu müdürü/ konservatuar müdürü tarafından imzalanan içeriğinde işin türü /zamanı/bütçesi/konusu/tarafların yer aldığı formu,

ğ) Protokol: Akademik personeller tarafından sunulacak danışmanlık, eğitim, kurs, bilirkişilik, Üniversite-sanayi iş birliği, test-analiz, çeviri ve redaksiyon, pedagojik formasyon, meslek yüksekokulları atölye ve hizmetleri ve adli tıp raporları ve benzeri hizmetlerin kapsamını, hizmetin veriliş yerini, konusunu, şeklini, hizmet süresini, protokol bedelini- bütçesi bilgilerini içeren hizmet alan, işletme ve Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi akademik personeli arasında imzalanan sözleşmeyi,

h) Rektörlük: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Rektörlüğünü,

ı) Senato: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Senatosunu,

i) Üniversite: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesini,

j) Yönetim Kurulu: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Yönetim Kurulunu,

k) Yürütme Kurulu: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Yürütme Kurulunu,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Temel Esaslar

Danışmanlık sürecinin takibi

MADDE 5 – (1) Danışmanlık hizmetinin sunulmasına ilişkin imzalanacak protokollerin hazırlık, protokol imzası ve protokolün yürütülmesi aşamaları Müdürlük tarafından denetlenir ve yürütülür.

(2) Müdürlük danışmanlık/hizmet protokolü dahilinde tanımlanan danışmanlık işinin teknik takibini yapmaz. Teknik takip ve tanımlanan işin ifası danışmanlık/hizmet protokolünde taraf olarak yer alan protokol yürütücüsüne aittir.

Sorumluluklar

MADDE 6 – (1) Akademik personel, danışmanlık hizmeti kapsamındaki çalışmalarını, Üniversitedeki görevlerini aksatmadan yürütür. Mesai saatleri içerisinde danışmanlık/hizmet protokolü, akademik personelin Üniversitedeki görev ve sorumluluklarını azaltmaz ve değiştirmez. Mesai saatleri içerisinde verilecek danışmanlık/ hizmet protokolleri ilgili dekanlık/müdürlük tarafından Rektörlük onayına sunulur.

(2) Danışmanlık/hizmet protokolünde taahhüt edilen tüm görev, sorumluluk ve hizmetleri yerine getirme yükümlülüğü tamamen protokol yürütücüsüne aittir.

(3) Bir danışmanlık/hizmet protokolünde bir veya birden fazla akademik personel görev alabilir. Birden fazla akademik personel tarafından sunulan danışmanlık/hizmet protokolünde, işin yürütülmesinden birincil düzeyde sorumlu olan bir protokol yürütücüsü belirlenir ve Protokol Bilgi Formunda belirtilir. Sadece bir (1) akademik personelin yer aldığı protokollerde, ilgili akademik personel aynı zamanda protokolün yürütücüsüdür.

(5) Birden fazla akademik personel tarafından sunulan danışmanlık/hizmet protokolünde, danışmanlık hizmet bedeli üzerinden akademik personele aktarılacak danışmanlık payının, danışmanlar arasında hangi oranda pay edileceği Protokol Bilgi Formu’nda belirtilir. Protokol Bilgi Formu, protokol yürütücüsü ve dekan/müdür tarafından imzalanır.

Danışmanlık/hizmet protokolü için kısıtlar

MADDE 7 – (1) Akademik personeller, danışmanlık hizmetine ilişkin birden fazla protokol yürütebilir. Birden fazla protokol yürütecek olan akademik personel protokol evraklarını bağlı olduğu birimin yönetim kurulu onayına sunar.

(2) Bir yıldan daha uzun olan protokollerde danışmanlık/ hizmet bedelinde o yıl için Maliye Bakanlığınca belirlenecek yeniden değerleme oranında artış yapılmalıdır.

(3) Danışmanlık/hizmet protokolünün gerçekleştirilmesinde Üniversite imkanları, eğitim materyalleri ve benzer kaynaklar, sunulan hizmet kapsamında bağlı olduğu birimin yönetim kurulu onayıyla kullanılabilir.

Danışmanlık/hizmet protokolü bedeli ve ek ödeme payları

MADDE 8 – (1) Danışmanlık/hizmet protokolündeki bedel (danışmanlık hizmet bedeli + KDV), işletmenin belirtilen banka hesabına yapacağı ödemeler karşılığında işletme tarafından faturalandırılır.

(2) Protokolden doğan damga vergisi, işin KDV'siz toplam bedeli üzerinden hesaplanarak tek seferde ödenir.

(3) Protokolden elde edilecek gelirin dağılımına ilişkin oranlar Üniversite Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.

Akademik personelin Üniversiteden ayrılması

MADDE 9 – (1) Danışmanlık/hizmet protokolü kapsamında çalışan akademik personel,  Üniversiteden ilişik kesmesi durumunda ilişik keseceğini en az 1 ay önceden Müdürlüğe bildirmelidir.

(2) Akademik personelin Üniversiteden başka bir kuruma geçmesi ve görevinden ayrılması durumunda işletmede bulunan tüm protokollerin fesih işlemleri başlatılıp geçiş yapacağı kurumda protokol imzalanmalıdır.

Danışmanlık/hizmet protokolü süresi

MADDE 10 – (1) Danışmanlık/hizmet protokolü protokol metninde belirtilen süre kadar devam eder. Protokolde belirtilen sürenin bitmesi ve işin tamamlanmaması durumunda protokol gerçek kişi/tüzel kişi/kamu kuruluşu ve protokol yürütücü, eğer birden fazla kişi ise 

hepsinin imzası olacak şekilde ıslak imzalı ve yazılı olarak Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne bildirilir. 

Üniversite isim ve logosu

MADDE 11 – (1) Verilen danışmanlık/hizmet protokolü kapsamında protokol yürütücüsü, Üniversitenin isim ve logosunu kullanıyor ise Üniversitenin imkânlarını kullandığı kabul edilecektir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Yöntem

Danışmanlık/hizmet protokolünün hazırlıkları

MADDE 12 – (1) Gerçek kişi/tüzel kişi/kamu kuruluşunun talep ettiği hizmeti istediği akademik personel ile gerçekleştirebileceği gibi, herhangi bir akademik personel tercihi yoksa ilgili dekanlık/müdürlük bir akademik personeli yürütücü olarak belirler.

(2) İşin çok kapsamlı olması, birden fazla alt hizmet gerektirmesi, alt hizmetlerin başarısının birbirine bağımlı olması, birden fazla protokol yürütücü gerektirmesi veya benzeri çeşitli özgün durumlarda birden fazla danışmanlık/hizmet protokolü düzenlenebilir.

(3) Müdürlük bünyesinde yürütülecek, danışmanlık hizmetinin yürürlüğe girmesi için;

a) Protokol yürütücüsü ve ekibi belirli ise, yürütücü ile karşı taraf arasında hazırlanmış danışmanlık/hizmet protokolü ve Protokol Bilgi Formunu ilgili dekanlığa/müdürlüğe iletilir.

b) Yürütücü ekibi belirli değil ise, iş/proje/danışmanlık hizmeti talep eden gerçek kişi/tüzel kişi/kamu kuruluşlarınca Üniversiteye iletilecek talepler, ilgili birimlere bağlı bölümlerin bölüm kurulunda değerlendirilerek, protokol yürütücüsü ve ekibi belirlenir. Protokol yürütücüsü talep eden kişi/firma/kurum ile hazırlamış oldukları danışmanlık/hizmet protokolü ve Protokol Bilgi Formunu bölüm başkanlığına, başkanlık olmaması durumunda dekanlık/müdürlüğe iletir.

c) Her iki durumda da ilgili birimlerin dekanlığı/müdürlüğünce değerlendirilerek birimin yönetim kurulu tarafından onaylanan danışmanlık/hizmet protokolü Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (ÜBYS) üzerinden ve ayrıca fiziki olarak Müdürlüğe gönderilir.

ç) Müdürlüğe gönderilen danışmanlık/hizmet protokolü, Yürütme Kurulu’nda görüşülerek, karara bağlanır ve yürürlüğe girer.

d) İş veya hizmetler karşılığında kanuni kesintiler ile varsa yapılan hizmetlerle bağlantılı giderler düşüldükten sonra geri kalan tutar hizmet karşılığı olarak; hizmete katkısı bulunan öğretim elemanlarına protokol bilgi formu ile belirlenen katkı oranları dikkate alınmak suretiyle, gelir tahsilatının yapıldığı tarihi izleyen bir ay içinde veya hizmet bedelinin peşin tahsil edilmesi halinde hizmetin gerçekleşme oranına bağlı olarak aylara bölünerek hizmeti veren öğretim elemanlarına ödenir. 

Protokol hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlar

MADDE 13 -  (1) Protokoller dijital ortamında eksiksiz olarak hazırlanır, protokol bilgi formu için imza sürecinden önce Müdürlükten görüş alınır. 

(2) Protokole eklenecek ya da çıkarılacak her madde için Müdürlüğe bilgi verilir.

(3) Protokol metninin her sayfası, ilgili kurum ve öğretim elemanı tarafından paraflanmalı ve son sayfa imzalanmalıdır. Protokol metinleri ve protokol bilgi formu Müdürlüğe ıslak imzalı olarak gönderilir.

(4) Yapılacak iş/proje/danışmanlık hizmetinde birden fazla birimin öğretim elemanlarının yer alması söz konusu ise  her birim için ayrı protokol yapılır.

(5) Protokol Bilgi Formu ilgili öğretim elemanları, dekan/müdür tarafından imzalanır.

(6) Protokol bedeli bankaya ödenirken açıklama kısmına mutlaka ilgili firmanın ünvanı yazılır.

Bilgilerin gizliliği

MADDE 14 – (1) Danışmanlık/hizmet protokollerini imzalayan taraflar ayrıca söz konusu protokol kapsamı ile ilgili protokolün ayrılmaz eki olmak üzere “gizlilik sözleşmesi” imzalar.

(2) Taraflar 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu hükümlerine uygun davranmak zorundadırlar.

Sözleşmenin feshi

MADDE 15 – (1) Protokolün hangi şartlarda feshedilebileceğine dair hususlar danışmanlık/hizmet protokolünde belirtilir. Feshe ilişkin bildirim gerçek kişi/tüzel kişi/kamu kuruluşu ve protokol yürütücü birden fazla kişi ise hepsinin imzası olacak şekilde dilekçeyle gecikmeksizin Müdürlüğe gönderilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Yürürlük

MADDE 16 – (1) Bu Yönerge, Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Senatosunda kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 17 - (1) Bu Yönerge hükümlerini Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Rektörü yürütür. Rektör bu yetkisini Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürüne devredebilir.